Ihre E-Mail-Rundschreiben werden über Makros (Platzhalter in Ihren E-Mail-Vorlagen) personalisiert und empfängerspezifische Daten können ebenfalls eingefügt werden. Eine persönliche Mail ist wesentlich effektiver und wird wahrgenommen. Schritt für Schritt begleitet Sie die EMS bis zum Versand des Rundschreibens.

a) Gehen Sie auf den Pfad EMS - E-Mail-Rundschreiben.

Bestimmen Sie zunächst die Empfänger Ihres E-Mail-Rundschreibens. In der Regel werden Sie nur eine Teilmenge Ihres Kontaktbestandes anschreiben wollen. Diese Teilmenge können Sie auf zwei Arten bilden:

1) Definieren Sie die Empfänger mit einer Selektion. Verwenden Sie dafür entweder einen gespeicherten Filter oder erstellen Sie eine neue Selektion unter "Suche erstellen".

Hier finden Sie die Anleitung zu der Suche.

2) Bei wenigen Adressen im CRM können Sie die gewünschten Kontakte aus der angezeigten Liste auswählen. Diese Auswahl treffen Sie durch Markierung aller gewünschten Kontakte mit einem Häkchen in der ersten Spalte der angezeigten Kontaktliste. Diese Auswahl können Sie in drei verschiedenen Ebenen treffen: Einzelauswahl, Listenauswahl und Gesamtauswahl.

b) Für die Gesamtauswahl klicken Sie auf den blauen Button "Alle in Tabelle auswählen". Damit sind alle Kontakte ausgewählt, auch diejenigen, die Sie in der aktuellen Ansicht nicht sehen.

c) Für die Listenauswahl markieren Sie die Überschrift-Zeile der Kontakt-Tabelle in der linken Spalte. Sobald Sie dort das Häkchen setzen, sind alle sichtbaren Kontakte ausgewählt, was Sie an den automatisch gesetzten Häkchen in allen Zeilen erkennen können.

d) Für die Einzelauswahl markieren Sie jeden Kontakt einzeln.

e) Hier sehen Sie wie viele Adressen Sie ausgewählt haben. In der Liste werden ausgewählte Adressen mit einem blauen Hintergrund sowie der aktivierten Checkbox angezeigt.

f) Bei einer aktiven Auswahl (Einzel-, Listen- oder Gesamtauswahl) erscheint der ursprünglich blaue Button in grüner Farbe und enthält die Aufschrift "Auswahl aufheben".

Hinweis zur Anzeige der ausgewählten Kontakte:

Im Normalfall werden Sie mithilfe der Gesamtauswahl alle Kontakte als Empfänger verwenden, denn Sie haben vor der Auswahl schon mithilfe der Selektion die richtige Teilmenge ermittelt, die das E-Mail-Rundschreiben erhalten soll. Oft genug kommt es jedoch vor, dass dennoch einige einzelne Kontakte aus dem Empfängerkreis ausgeschlossen werden sollen. Das können Sie mit einer Selektion nicht immer darstellen, weil die Gründe für einen solchen Ausschluss sehr individuell sind.

Wenn Sie nun für die betreffenden Kontakte das Häkchen entfernen und anschließend in der Übersicht blättern, werden Sie feststellen, dass trotz der zunächst signalisierten Teilauswahl plötzlich wieder die Listenauswahl aktiv ist. Dies hängt damit zusammen, dass die WBS, sobald sie die Kontrolle übernimmt (z. B. zur Aufbereitung der Anzeige nach dem Blättern), die Kontakte nach Auswahl sortiert, wenn Sie nicht ausdrücklich etwas anderes eingestellt haben: Alle ausgewählten Kontakte werden zuerst angezeigt. Die von Ihnen aus der Auswahl ausgeschlossenen Kontakte sehen Sie also immer am Ende der gesamten Tabelle. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, nach einem Sprung ans Ende der Tabelle auf einen Blick zu erkennen, ob Sie wirklich alle - und auch die richtigen - Kontakte ausgeschlossen haben, die Sie wirklich ausschließen wollten.

Wenn Sie jetzt alles überprüft und für richtig befunden haben, gehen Sie zum nächsten Schritt der Erstellung Ihres E-Mail-Rundschreibens. Klicken Sie auf "Schritt vorwärts".

a) Nach der Selektion und Auswahl der Empfänger haben Sie nun mit Schritt vorwärts die E-Mail-Erstellung erreicht.

b) Sie können hier eine neue Vorlage erstellen - oder eine bestehende Vorlage bearbeiten.

c) In der Liste sehen Sie die bestehenden E-Mail Vorlagen. Mit EDIT können Sie diese auswählen.

E-Mail Vorlage verwenden

Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen möchten, gehen Sie genauso vor wie in der Vorlagenverwaltung.

d) Um eine leere Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf Leere Vorlage.

e) Mit Klick auf Vorschau können Sie das Aussehen Ihrer Vorlage entsprechend der gewählten Vorlage prüfen.

f) Wählen Sie Vorlage benutzen, um die Vorlage zu verwenden.

a) Nun sind wir beim bearbeiten der E-Mail Vorlage.

b) Wenn die Vorlage fertig ist, speichern Sie sie ab und gehen mit Schritt vorwärts zur Vorschau.

c) Ihre Vorlage (ausgewählt oder neu erstellt) können Sie hier bearbeiten. Gehen Sie dabei genauso vor wie in der Vorlagenverwaltung.

Zur Vorschau gelangen Sie auch nach der Bearbeitung über den Button Speichern und zur Vorschau. Sie sehen jetzt alle E-Mails, die von der WBS aus Ihrer Vorlage erzeugt wurden, das heißt: Für jeden Empfänger sehen Sie dessen personalisierte E-Mail. Sie können die Liste aller zum Versand vorbereiteten E-Mails jetzt stichprobenartig überprüfen.

a) Hier wird der aktuelle Empfänger angezeigt. Mit dem Pfeil können Sie zum nächsten oder zum vorherigen Empfänger wechseln.

b) Hier sehen Sie Ihr Logo. Vorher war das ein Makro.

c) Hier sehen Sie die personalisierte Anrede. Vorher war das ein Makro.

Hinweis

Wenn in Ihrem E-Mail ein Link eingebaut ist (aus einem Makro), ist dieser Link in der Vorschau nicht aktiv. Beim Empfänger hat er jedoch die beabsichtigte Wirkung.

Beispiel: Der mit dem Makro "Link_AnzeigenImBrowser" erzeugte Link zeigt das Dokument aus der WBS heraus nicht im Browser an. Beim Empfänger erscheint dieser Link in der Form Anzeigen im Browser und öffnet beim Anklicken ein (neues) Browserfenster mit dem E-Mail. Dieser Link kann mit einem individuellen Text versehen werden, in diesem Beispiel sinnvollerweise mit:

Wenn der Text nicht richtig angezeigt wird, klicken Sie hier für die Darstellung im Browser.

Als letzten Schritt können Sie nun die Einstellungen für den Versand Ihres E-Mails definieren.

a) Hier sehen Sie die Anzahl der ausgewählten Empfänger.

b) Bestimmen Sie hier die Versandzeit - Jetzt oder zu einem bestimmten Datum.

c) Ein Softbounce ist ein E-Mail, das es bis zum Mailserver des Empfängers geschafft hat, aber nicht bis zum Empfänger gelangt ist, da z.B. die Mailbox voll war.

Durch das Bounce-Management vermeiden Sie E-Mails an Adressaten zu senden, deren E-Mail-Adressen nicht mehr existieren.

Ein Hardbounce ist ein permanent unzustellbares E-Mail. Z.B. eine ungültige Adresse.

d) Mit dem Button "E-Mail senden" verschicken Sie das E-Mail.

e) - f) Mit dem Spamcore-Test können Sie den Inhalt Ihres Mails analysieren. Das Resultat wird Ihnen angezeigt.