Die Erstellung von Factura Dokumenten funktioniert bei allen Dokumententypen fast gleich. Die ERstellung von Rechnungen wird stellvertretend sehr ausführlich beschrieben. Haben Sie die Erstellung von Rechnungen verstanden, können Sie das, bis auf kleine typenbedingte Abweichungen, für alle anderen Dokumente anwenden (Gutschriften, Lieferscheine, Angebote usw.).

Übersicht

a) Gehen Sie auf den Pfad Factura - Dokumente - Rechnungen.

b) Mit dem Button "+Rechnung erstellen" können Sie eine neue Rechnung erstellen.

c) Hier finden Sie alle bestehenden Rechnungen. Um eine bestehende Rechnung zu öffnen klicken Sie auf EDIT.

Rechnung erstellen (Factura-Dokumente erstellen)

d) Klicken Sie in das Feld. Nun können Sie den Kunden suchen, für den Sie die Rechnung erstellen möchten. Eine Übersicht aller Kunden finden Sie in der CRM.

e) Hier können Sie einen erstellten Artikel auswählen. Ist ein Artikel ausgewählt füllen sich die Felder "Name, Beschreibung, Menge und Preis" automatisch mit den Daten aus dem Artikel.

f) Buchen Sie den Artikel in die Rechnung mit dem Button "Artikel buchen".

g) Einen gebuchten Artikel sehen Sie in der Liste unterhalb. Hier werden die wichtigsten Informationen des Artikels angezeigt.

h) Mit diesen Optionen werden automatisch Eigenschaften vom Artikel übernommen:

- Sonderangebote: Hat der Artikel ein Sonderangebot (Promotion) wird dies bei der Rechnung berücksichtig.

- Skonto von Zahlungsart: Bei den Zahlungsarten kann ein Skonto eingegeben werden. Ist diese Option aktiviert, wird das Skonto in der Rechnung übernommen.

- Versandartikel: Wenn der Artikel eine zugewiesene Versandart hat, wird diese mit in die Rechnung übernommen.

Hier können Sie Rechnungstexte und Beschreibungen hinzufügen. Diese Texte werden in der Rechnung in den jeweiligen Makros angezeigt.

i) In dem Auswahlfeld werden alle bestehenden Texte angezeigt. Mit dem Button "Übernehmen" wird der Rechnungstext zur Rechnung hinzugefügt.

j) Mit dem Button "Text bearbeiten" können Sie bestehende Texte bearbeiten oder neue erstellen.

k) Hier sehen Sie alle bestehenden Texte. Wenn Sie "Neu" ausgewählt haben können Sie einen neuen Text erstellen.

l) Hier geben Sie den Namen und den Text ein.

m) Mit dem Button "Übernehmen" wird der Text gespeichert und sofort zur Rechnung hinzugefügt.

Weitere Einstellungen für die Rechnung:

n) Zahlungsart auswählen: Die Zahlungsart können Sie in den Einstellungen bearbeiten. Zahlungsarten bearbeiten

o) Lieferart auswählen: Lieferarten bearbeiten

p) Rechnung- und Lieferadresse auswählen falls abweichend. Damit die Lieferadresse angezeigt wird benötigt der Kunde eine "Lieferadresse". Diese Lieferadresse wird entweder manuell angelegt oder kann vom Kunden bei einer Online-Bestellung im CheckOut eingeben werden. Anleitung zur Lieferadresse

q) Factura Vorlage für die Rechnung. Normalerweise ist immer die Standardvorlage vorausgewählt. Die Standardvorlage kann in den Vorlagen der Factura-Dokumente festgelegt werden.

r) Lieferdatum und Fälligkeits-Datum eingeben. Wurde in den Einstellungen bei Factura die Standard-Fälligkeit 30 Tage eingegeben, werden hier automatisch 30 Tage hinzugerechnet. Sie können das Datum aber manuell überschreiben, wenn der Kunde ein Zahlungsziel von z.B. 90 Tagen haben soll.

s) Mit dem Button "Speichern" wird die Rechnung abgespeichert. Diese Rechnung kann noch bearbeitet werden z.B. können Sie Artikel hinzufügen oder löschen.

Wenn sie die Rechnung "Abschliessen" kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden.

Mit dem letzten Button "Abschliessen und E-Mail senden" bekommt der Kunde auch direkt das E-Mail mit der Rechnung.

Bestehende Rechnung bearbeiten

Klicken Sie bei der Übersicht aller Rechnungen auf die Zeile einer Rechnung.

t) Hier haben Sie verschiedene Funktionen:

Rechnung EDIT Mit EDIT kann eine noch nicht abgeschlossene Rechnung bearbeitet werden. Ist die Rechnung "Abgeschlossen" erscheint der EDIT Button nicht mehr.

Rechnungen auf bezahlt stellen Rechnung auf "Bezahlt" oder als "Teilzahlung" verbuchen

Mahnung senden Mahnung erstellen und per E-Mail senden

PDF ansehen Mit diesem Button wird die Rechnung als PDF in einem neuen Browserfenster geöffnet.

Aus Rechnung ein Dokument erstellen Hier kann aus der Rechnung ein anderes Dokument erstellt werden. Z.B. aus einer Rechnung ein Lieferschein.

Rechnung stornieren Rechnung stornieren

E-Mail senden E-Mail mit Rechnung an den Kunden senden

u) Kunden-Detailansicht mit verschiedenen Funktionen:

Adresse EDIT Adresse bearbeiten

E-Mail senden E-Mail an den Kunden senden

E-Mail senden mit einer Vorlage E-Mail-Vorlage senden

SMS senden SMS senden

PDF senden PDF (Brief) senden

Adresse löschen Adresse löschen (Achtung: Die Adresse ist ganz in der WBS gelöscht, also auch in der CRM.)

Passwort ändern Passwort für den Kunden bearbeiten

Kundendetails bearbeiten Zur Detailansicht des Kunden in der CRM

v) Hier werden alle gebuchten Artikel angezeigt.

w) Hier sehen Sie die erstellten Mahnungen und Angebote von dieser Rechnung.

z) Bei jeder Rechnung können Sie einen Kommentar hinzufügen.