Subskriptionen sind Abonnements. Kennzeichnend für eine Subskription ist eine regelmäßige wiederkehrende Zahlung für eine Dienstleistung bzw. für die Nutzung eines Produkts für eine definierte Zeit. Die Subskription wird bestimmt von drei Elementen: Produkt (Dienstleistung) - Subskriptions-Regelwerk (Vertrag) - Kunde (Abonnent).

Eine einzelne Subskriptionsregel kann für mehrere Artikel angewendet werden. Beispiel hierfür ist eine Subskriptionsregel, in der die Bedingungen für ein Zeitschriftenabonnement festgelegt sind. Verschiedene Zeitschriften würden dann mit derselben Subskriptionsregel versehen werden.

Umgekehrt können verschiedene Subskriptionsregeln (z. B. unterschiedliche Laufzeiten) nicht für ein und denselben Artikel angewendet werden. Stattdessen ist der Artikel für jede Subskriptions-Variante einzeln anzulegen und mit der zugehörigen Subskription zu versehen. Nur so haben Sie die Möglichkeit, für einen Artikel z. B. unterschiedliche Rabatte für monatliche, halbjährliche oder jährliche Zahlung zu gewähren, indem Sie für die verschiedenen Artikel-Varianten jeweils einen entsprechend angepassten Preis angeben.

a) Gehen Sie zum Pfad Einstellungen - Factura - Subskriptions-Regeln.

b) Erstellen Sie eine neue Subskriptions-Regel mit dem Button "+Hinzufügen".

c) In der Liste werden alle bestehenden Subskriptionen angezeigt. Mit EDIT können diese bearbeitet werden.

d) Hier vergeben Sie den Namen der Subskriptions-Regel und können eine Beschreibung eingeben. Das hilft Ihnen verrschiedenen Subskriptionen auseinanderzuhalten.

e) Hier kann die Subskription auf Aktiv oder Inaktiv gestellt werden.

f) Nach diesem Zeitrahmen wird die Subskription wieder neu berechnet. In unserem Beispiel wird das Abo nach 1 Monat dem Kunden automatisch wieder berechnet.

Für die Definition des Zeitintervalls stehen Ihnen Tag, Monat und Jahr zur Verfügung.

g) Hier wählen Sie aus mit welchem Event die Subskription gestartet wird.

Zahlungsdatum:

Die Subskription startet erst wenn die Kunden-Rechnung auf bezahlt verbucht ist.

Rechnungsdatum:

Die Subskription startet sobald die Rechnung erstellt ist.

In unserem Beispiel haben wir das Rechnungsdatum ausgewählt. Der Kunde bekommt 29 Tage vor dem Ablauf der Subskription die neue Rechnung zugesendet.

h) Die Wiederholung der Subskription kann auf Unlimitiert oder auf eine benutzerdefinierte Anzahl festgelegt werden.

i) In unserem Beispiel muss die Subskription für den Kunden manuell geschlossen werden.

Wird die Subskription nicht erneuert kann ein automatisches Schliessungdatum festgelegt werden.

j) Vorbuchen: Hier wird die Rechnung mit dem Rechnungslauf erstellt. Mehr Informationen zu dem Rechnungslauf finden Sie hier: Anleitung zum Rechnungslauf.

Rechnung direkt: Somit wird die anstehende Rechnung sofort erstellt.

k) Zum Schluss können wir noch Prozesse anlegen. Zuerst legen wir fest mit welchem "Event" dieser Prozess ausgelöst wird:

- Subskription beendet

- Subskription gekündigt

Alle Einstellungsmöglichkeiten zu den Prozessen finden Sie hier: Anleitungen Prozesse erstellen.

Speichern Sie Ihre Einstellungen.

In unserem Beispiel versenden wir bei beendeten Abos nochmals ein Mail. Dieses Mail beinhaltet einen Hinweis auf die Vorteile dieses Abos.

1. Variante: EDIT-Button

Versehen Sie nun einen Artikel mit einer Subskriptions-Regel. Sie haben hierzu zwei Möglichkeiten. Hier die erste:

a) Gehen Sie in die Faktura und klicken auf einen Artikel.

b) Klicken Sie auf den EDIT Button beim Artikel.

c) Scrollen Sie etwas herunter bis Sie die Subskriptions-Regel sehen. Hier wählen wir nun unsere erstellte Subskription aus und speichern den Artikel.

2. Variante: Artikel-Detaileigenschaften

Die zweite Möglichkeit, einen Artikel mit einer Subskription zu versehen, wird nachfolgend beschrieben:

a) Wählen Sie in der Artikel-Liste den Artikel durch Klick auf die Zeile aus.

b) In den Artikel-Detaileigenschaften klicken Sie auf den Reiter Subskriptions-Regel.

c) Klicken Sie auf den Button zum Hinzufügen einer Subskriptions-Regel.

d) Wählen Sie in dem Auswahlfeld Ihre Subskription aus.

f) Klicken Sie auf den Button "Hinzufügen" um die Subskription dem Artikel zu zuweisen.

Jetzt haben wir erfolgreich die Subskription dem Artikel hinzugefügt.

f) Hier sind Sie die Informationen zu der Subskription.

WBS Tipp

Obwohl es an dieser Stelle möglich ist, einen Artikel mit mehreren Subskriptions-Regeln zu versehen, sollten Sie darauf in all jenen Fällen verzichten, in denen die Rechnung automatisch erzeugt wird. Legen Sie stattdessen bitte den Artikel so oft an, mit wie vielen unterschiedlichen Subskriptions-Regeln Sie den Artikel anbieten möchten. Versehen Sie dann jede einzelne Artikel-Variante mit einer eigenen Subskriptions-Regel.

Nur bei solchen Fällen, in denen Sie mit Sicherheit jeden Auftrag manuell abwickeln, d. h.: jede Initial-Rechnung in diesem Zusammenhang manuell erstellen, können Sie ausnahmsweise den entsprechenden Artikel mit mehr als einer Subskriptions-Regel versehen.

Subskriptionsartikel zuweisen

Eine weitere Möglichkeit den Subskriptionsartikel dem Kunden zu vergeben ist der Quick-Shop. Sobald der Kunde den Artikel über den Quick-Shop einkauft wird Ihm die Subskription zugewiesen.

So erstellen Sie einen Quick-Shop.

Eine Subskription automatisiert wiederkehrende Rechnungstelllung und erfordert keine weiteren Eingriffe. Rechnungen werden automatisch erstellt und im Falle einer zeitlich begrenzten Subskription wird diese automatisch gestoppt, wenn das in der Subskriptions-Regel festgelegte Stopp-Datum erreicht ist. Nun gehen wir in die CRM. Wir wollen die zugeteilte Subskription anschauen.

a) Mit der Suchfunktion rufen wir die Adresse von Ofelia Lind auf.

b) Mit einem Klick auf die Zeile öffnet sich die Detailansicht.

c) In der Detailansicht klicken Sie auf den grauen Reiter "Subskription".

d) Hier sehen Sie die zugeteilten Subskriptionen.

e) Klicken Sie auf "EDIT" damit Sie das Datum der Subskription anpassen können.

Die WBS schaltet sofort um in die Factura. Nur dort ist das Bearbeiten möglich.

f) Hier sehen Sie die Eingabe eines Stopp-Datums.

Gehen Sie zurück zum CRM.

g) Mit diesem Symbol können Sie die Subscription auf ACTIVE oder CANCELLED stellen.

h) Gehen Sie zum Pfad Factura - Subskriptionen - Subskriptionen.

i) Hier sehen Sie alle in Ihrer WBS vorhandenen Subskriptionen. In unserem Beispiel hat nur die Kundin Frau Lind eine Subskription.

j) Hier können Sie die Kundendetails aufrufen, das Datum der Subskription und den Status bearbeiten.