Automatisches Versenden von E-Mails als Reaktion auf eine Anfrage ist ein Thema des E-Mail-Marketing. Deshalb wurde diese Anleitung in die Anleitungen zum kostenpflichtigen EMS aufgenommen, obwohl die Funktion bereits im kostenfreien CRM zur Verfügung steht. Mithilfe des kostenfrei verfügbaren WebConnectors kann diese Autoresponder-Funktion innerhalb des CRM genutzt werden.

Eine Anfrage kann Sie als E-Mail oder als Nachricht über ein ausgefülltes Formular erreichen. Ihren E-Mail-Eingang werden Sie bereits organisiert haben. Auf E-Mails reagieren Sie entweder mit einem Standard-Autoresponder (z. B. bei längerer Abwesenheit) oder mit einer individuellen Antwort, die ein Eingreifen durch Sie oder eine andere Person erforderlich macht.

Anfragen, die Sie erreichen, haben in aller Regel mit Ihrem Geschäft zu tun und können wegen der begrenzten Themen bis zu einem gewissen Grad kategorisiert werden. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, auf viele verschiedene Anfragen mit individuellen Antworten zu reagieren, ohne dass hierfür bei jeder Anfrage eine Person tätig werden muss. Das Ergebnis ist ein Autoresponder.

Legen Sie zunächst fest, welche Fragen Sie auf welche Weise beantworten möchten. Formulieren Sie diese Fragen so, dass sie nicht als Fließtext gestellt werden müssen, sondern in Form von Auswahl-Listen spezifiziert werden können. Eine entsprechende Technik finden Sie z. B. bei den so genannten FAQ (frequently asked questions) in vielen Internetauftritten.

Erstellen Sie für jede mögliche gestellte Fragen-Kombination eine Antwort als E-Mail und speichern Sie diese Antwort als E-Mail Vorlage ab.

Achten Sie hierbei darauf, dass der Besucher Ihrer Website nach dem Abschicken des Formulars möglichst nicht mehr als ein E-Mail als Antwort erhält.

Mit dem WebConnector erstellen Sie ein Formular, das die Anfragen des Webseitenbesuchers an Sie enthält. Für jedes Feld, das in dem Formular existiert und eine Auswahlmöglichkeit bietet, erstellen Sie nun Regeln für die unterschiedlichen Antworten. Jede dieser Regeln definieren Sie als Versenden eines E-Mails mit derjenigen Vorlage, in der die Antwort auf die entsprechende Auswahl enthalten ist.

Mit dem WebConnector erstellen Sie ein neues Formular (Anleitung Formular erstellen)

In diesem Beispiel verwenden wir die Checkbox um unsere Themen und Fragen zu definieren.

Wenn Sie ein Schritt vorwärts gehen, gelangen Sie zu den Einstellungen.

a) Zuunterst finden Sie die Prozesse. Bei den Prozessen wählen wir das Ziel also die Frage aus. Danach wird das vorher angelegte E-Mail an diese Frage angehängt.

Somit ist die automatische Beantwortung von Anfragen abgeschlossen. Ihre Kunden werden 24/7 eine Antwort erhalten.